Fattura elettronica B2B, conviene davvero?

Negli ultimi articoli abbiamo affrontato le maggiori novità introdotte dalle normative fiscali 2017 e abbiamo parlato di una delle più importanti: la fattura elettronica B2B, introducendo alcuni concetti fondamentali – cos’è, quando e come nasce, come si consegna e come convive con la fattura cartacea.
In questo articolo, andremo ad approfondire ulteriormente questo tema, cercando di capire quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica tra aziende.
Lo scorso 11 agosto 2016, con l’entrata in vigore del DPCM del 13 novembre 2014, è partita la digitalizzazione obbligatoria della pubblica amministrazione. In breve, una fattura elettronica emessa verso la PA è un documento elettronico, strutturato secondo un linguaggio standard(che ne permette l’elaborazione da parte dei software gestionali), firmato in modo digitale (allo scopo di garantirne l’autenticità e l’integrità) e conservato digitalmente (per i 10 anni previsti dal codice civile).
Il 9 gennaio ha visto la partenza della fatturazione elettronica tra privati. Il nuovo formato sarà utilizzato sia per la fatturazione elettronica verso la PA sia per quella B2B (Business to business), secondo un unico tracciato XML e sempre attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), che sarà quindi a disposizione anche per i rapporti commerciali tra privati. Per il momento, il passaggio per i privati è ancora facoltativo, ma si prevede che entro il 2020, quella elettronica diventerà l’unica fatturazione esistente in Europa. Le aziende italiane hanno quindi qualche anno per prepararsi a questa svolta, che comporterà non pochi benefici, sia in termini economici che organizzativi.

I costi della fattura cartacea

Per le imprese Europee il costo totale del trattamento di una fattura cartacea è stimato tra 10 e i 50 €. In particolare, secondo lo studio BVA del 2002, il documento cartaceo comporta dei costi – per 1/3 in carico l’emittente (fornitore), per 2/3 in carico al ricevente (cliente)
per un totale compreso tra i 23 e i 27 € (studio Arthur D.Little del 2001 e studio BVA del 2002).

Questa cifra è composta da più voci. Pensiamo a tutte le fasi della fatturazione cartacea: generazione della fattura, invio (costi di buste, francobolli, invio); archiviazione (catalogazione, spazio di archivio); comunicazioni con il cliente (eventuali spiegazioni, dispute e controversie e quindi invio di nuove fatture, rettifiche o duplicati): a tutto ciò aggiungiamo i costi del personale amministrativo che si occupa di queste fasi.

 

68,90 €

nel settore largo consumo

35,60 €

nel settore farmaceutico

59,70 €

nel settore materiale elettrico

Più nello specifico, secondo uno studio dell’“Osservatorio sulla fatturazione elettronica e la dematerializzazione” del Politecnico di Milano, l’intero ciclo di fatturazione (dall’ordine al pagamento) arriva a costare

82%

nel settore del largo consumo

con un costo ridotto a 12,10 €
67%

nel settore farmaceutico

con un costo di 11,70 €
82%

nel settore materiale elettrico

con un costo di 10,80 €

Secondo questo studio, le aziende che hanno adottato sistemi integrati (EDI) hanno ottenuto i seguenti risparmi:

I vantaggi economici

In termini economici, l’adozione della fatturazione elettronica B2B comporta quindi:

eliminazione dei costi di carta, buste e bolli

riduzione dei tempi di archiviazione e consultazione

risparmio del tempo impiegato per fornire informazioni telefoniche sul contenuto delle fatture

riduzione dei costi di formazione del personale amministrativo

eliminazione dei costi di spazio di archiviazione e invio delle fatture

diminuzione di ritardi e disguidi nell’invio della fattura

riduzione degli errori di fatturazione (consideriamo che secondo il Boston Consulting Group una fattura su cinque è contestata)

riduzione del data entry manuale in contabilità dei pagamenti ed incassi (elaborazione automatica dei dati)

I vantaggi fiscali

Per incentivare le aziende all’adozione del nuovo sistema di fatturazione, il governo ha previsto una riduzione degli adempimenti fiscali. Nello specifico, sono previste alcune esenzioni da:

obblighi di comunicazione su operazioni rilevanti ai fini IVA (Spesometro)

semplificazione dei controlli fiscali

comunicazione di acquisti effettuati da operatori di San Marino

comunicazione dei dati relativi ai contratti stipulati dalle società di leasing

comunicazione di operazioni con paesi black list

riduzione di un anno dei termini di accertamento

riduzione dei tempi (tre mesi) dei rimborsi IVA

compilazione dei modelli Intrastat e della lettera d’intento

Infine, è prevista una riduzione degli adempimenti contabili:

nessun obbligo di registrazione nei registri di fatture emesse e acquisti

nessun obbligo di apposizione del visto di conformità

Il tutto posto che i soggetti passivi IVA effettuino la trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate dei dati di tutte le fatture – emesse e ricevute – e delle relative variazioni.
I soggetti che possono aderire a queste semplificazioni sono:

esercenti arti e professioni

imprese in contabilità semplificata

imprese in contabilità ordinaria per i primi tre anni

I vantaggi commerciali e organizzativi

Da un punto di vista commerciale, la fatturazione elettronica B2B consente:

una maggiore e migliore qualità delle informazioni e quindi una migliore relazione cliente-fornitore

di inserire piccole novità o informative sui propri prodotti al fine di fidelizzare i clienti

In termini organizzativi, la fattura elettronica consente:

una maggiore e migliore qualità delle informazioni e quindi una migliore relazione cliente-fornitore

una migliore integrazione tra fatturazione, registrazione di pagamenti/incassi e finanziamento dei rapporti con le banche

una maggiore velocità di controllo delle fatture da parte della direzione e dei responsabili (come d'altronde la consultazione più veloce delle stesse)

Conclusioni

La fatturazione elettronica tra privati è un ulteriore step verso la cosiddetta “rivoluzione digitale”: la tendenza alla digitalizzazione dei processi gestionali è ormai innegabile.

Infatti, il vero beneficio della fatturazione elettronica si ottiene quando il documento è interamente elaborabile dai sistemi informatici: ad esempio, con Starty Erp, una volta inseriti i dati di fatturazione, il sistema gestionale si occuperà dell’elaborazione della fattura in formato XML, che dovrà essere poi trasmessa tramite il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Se l’investimento economico per affrontare questo cambiamento è limitato, le aziende che decidono di partire con il nuovo sistema dovrebbero prevedere una revisione dell’intero ciclo di fatturazione, che necessita ora di una gestione digitale. E’ fondamentale, infatti, ridurre i processi di inserimento manuale dei dati: le fatture devono essere direttamente elaborabili dal sistema gestionale, che va a gestire gli stadi di fatturazione.

L’ostacolo più importante in questo senso è più che altro di ordine culturale: è necessario che le aziende italiane comprendano che quella della rivoluzione digitale è ormai una necessità, il mondo delle tecnologie e del cloud è ora più che mai la chiave di volta per svecchiare procedimenti che ostacolano la crescita dell’azienda. E se, come segnala l’introduzione della fattura elettronica tra privati, la scelta sta diventando sempre più obbligata, è anche una scelta sempre più intelligente, sia in termini di gestione aziendale sia per l’abbattimento non indifferente dei costi.

In questo panorama, l’adozione di un sistema gestionale può essere una soluzione adatta a qualsiasi azienda, a prescindere dalle sue dimensioni. La scelta di digitalizzare e quindi ottimizzare i tuoi processi aziendali non è semplice: molte sono le considerazioni da fare e le scelte disponibili. Per questo motivo, abbiamo creato una guida allo scopo di aiutarti a meglio comprendere quali sono le caratteristiche fondamentali di un buon software Erp.

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